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项目名录和代表性传承人资料分别记录不同对象。查询时，核对完整名称、发布机构、地区、日期和对应记录。 项目记录不能单独证明某个人的身份，也不能单独证明一件商品由谁制作。作品的材料、制作人与销售方，需要各自的依据。
用一条人物记录练习
周淑英的官方人物页列出个人序号04-1753、关联项目“剪纸（蔚县剪纸）”及项目编号Ⅶ-16，申报地区为河北省蔚县。阅读时，将“周淑英—04-1753”与“剪纸（蔚县剪纸）—Ⅶ-16”分别记下：前者帮助定位人物记录，后者帮助查找关联项目，两个编号不能互相替代。
可以接着读周淑英的人物导读了解资料中的学习与染色探索，再读蔚县剪纸理解技艺背景。若要追问某件作品是否由她制作，仍需那件作品自己的作者与来源依据；上述编号没有替你回答这个问题。
同一个编号，为什么出现两个地区
江南丝竹提供了一个实际例子。2006年国务院首批名录在序号71、项目编号Ⅱ-40之下，同时列出江苏省太仓市和上海市。核对时，保留共同的项目名称和编号，也分别记下地区；不能看到相同编号就删掉其中一地。
本站因此展示两条地区认定记录，但全国目录只计一项江南丝竹文章。按地区浏览时，它会在江苏和上海都出现，所以不能把各地区文章数简单相加，当成不重复的项目总数。这里的目录统计对象是本站文章，也不是官方名录的总量。
再看杭州官方项目页，该页列的是2008年扩展项目。名称和编号相同，也不意味着年份、地区或记录范围都相同。对照资料时，可将“名称—编号—地区—年份—原文链接”作为一组保存，避免从几张卡片各取一个字段拼成不存在的记录。
同一门技艺，也要看清是哪份名录
以宣纸为例，中文官方专题同时列出2006年的国家级“宣纸制作技艺”与2009年列入联合国教科文组织名录的“宣纸传统制作技艺”。查证时，不把两个年份拼成同一条记录。
可以按这个顺序做一张简短摘录：
- 抄下完整项目名称，以及名录或发布机构。
- 单独记下该条记录的年份、编号和地区；没有给出的字段留空。
- 打开对应原始页面，检查这些信息是否来自同一条记录。
这些步骤用于核对资料，不是评定不同名录的高低，也不把项目认定变成对某个卖方或商品的认可。